Информационная технология управления. Системы организационно-методического обеспечения, включающей инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной аиту обеспечения управл

Современный мир меняется с невиданной ранее скоростью. Новые методы и подходы возникают здесь и там. Они базируются как на неизвестных ранее технологиях, так и на социальных механизмах взаимодействия. Или же на их комбинировании, одним из примеров которых являются информационные технологии управления.

Общая информация

Первоначально, давайте разберемся с целями. управления создаются для того, чтобы удовлетворять потребности в данных всех без исключения работников фирмы, которые занимаются принятием решений. Особенно хорош тот факт, что она может использоваться на любом уровне. Использование информационных технологий в системе предприятия или организации позволяет структурировать решаемые задачи и увеличить общую эффективность работы. Они идеально подходят для удовлетворения потребностей в данных сотрудников разных отдельных подразделений и могут быть использованы на всех уровнях управления фирмы. Имеющаяся информация предоставляет сведения о прошлом и текущем положении дел, а также позволяет строить прогнозы на будущее. Данные представлены в виде специальных или регулярных ответов. Чтобы принимать успешные решения, они должны иметь агрегированную форму, которая позволяет просматривать тенденцию их изменения, причины возникающих отклонений, а также возможные решения. Приоритетным является решение таких задач:

Оценка планов относительно состояния объекта управления.
Рассмотрение отклонений от желательного состояния.
Выявление причин для возникших проблем.
Анализ доступных решений/действий.

Об отчетности

Применение информационных технологий в управлении позволяет получать данные о результатах деятельности, а также о текущем положении. Они представлены в таком виде:

Регулярные отчеты. Формируются согласно установленном графику, который определяется время их создания, а также внесенные данные. В качестве примера можно привести информацию о месячных продажах компании.
Специальные отчеты. Формируются по запросам уполномоченных лиц (например, директора) или в случаях, когда в компании произошло не предвиденное событие.

Они могут принимать форму сравнительных, суммирующих и чрезвычайных отчетов. Их различие заключается в следующем:

Сравнительные отчеты. Содержат в себе данные, что получены из разных источников или классифицируются по не совпадающим признакам. Используются, как можно догадаться из названия, для сравнения.
Суммирующие отчеты. Они содержат в себе данные, что объединяются в определенные группы. Как правило, они отсортированы и позволяют узнать промежуточные и окончательные итоги.
Чрезвычайные отчеты. В них имеются данные исключительного характера.

В каких случаях использование отчетности является наиболее эффективным? Наилучший результат был показан во время реализации управления отклонений. Данный подход подразумевает концентрацию внимания на всех отличиях в хозяйственной деятельности предприятия от заранее установленных определенных стандартов.

Как она строится?

Важную роль играют основные компоненты, из которых и сформированы основные информационные технологии управления. Обобщенно они являются такими:

Входная информация. Она поступает из различных систем, которые формируют операционный уровень.
Базы данных. Сюда передается входная информация. Она структурируется и готовится к использованию
Содержимое базы данных посредством нужного программного обеспечения преобразуется в необходимые отчеты, которые поступают к ответственным специалистам, задействованным в принятии решений в рамках организации. Для их обозначения используется понятие «выходная информация».

В рамках рассматриваемой темы для нас наибольший интерес представляют базы данных. Из чего они формируются? В качестве основных компонентов рассматриваются:

Данные, что накапливаются, как результат оценки осуществляемых организацией операций.
Планы, стандарты, бюджеты и иные нормативные документы, посредством которых обозначается планируемое состояние управляемого объекта (организации или ее отдельного подразделения).

Посредством этих основных компонентов и осуществляется автоматизация офиса. Развитие информационных технологий позволяет создавать все более совершенные и лучшие наработки, которые выводят эффективность на новый уровень. В качестве примера можно привести бухгалтерское дело. То, что еще двадцать лет назад требовало работы пяти-шести человек, сейчас выполняется одним. Это стало возможно благодаря автоматическому выполнению целого ряда операций. Во многих случаях человек нужен только для того, чтобы вводить данные. Благодаря этому современные информационные технологии смогли существенно облегчить рабочие процессы. Но как это выглядит на практике?

Об автоматизации

Развитие информационных технологий затронуло делопроизводство, управление, контроль, ввод, поиск и обновление информации, создание отчетов, составление расписаний, обмен данными между разными отделами, структурными подразделениями и даже целыми предприятиями. В качестве примера можно привести ряд типовых процедур, представить которые на современном предприятии без автоматизации весьма сложно:

Обработка входящей/исходящей информации (чтение и подготовка ответов на письма, написание циркуляров, отчетов и иной документации, работа с рисунками и диаграммами).
Сбор с последующим анализом данных (результаты деятельности за определенное время разных подразделений, выделение чего-то по конкретным критериям выбора).
Сохранение всей необходимой поступившей информации, обеспечение быстрого доступа к ней и инструментария поиска нужных данных.

Для достижения этих целей нужно выполнить целый ряд условий:

Необходимо скоординировать работу между исполнителями.
Следует по возможности оптимизировать документооборот.
Предоставить инструменты взаимодействия для подразделений в рамках организации (или различных структур в объединении).

Современные информационные технологии привлекают возможностью поддержки внутренней связи, а также коммуницировать с внешним миром. При этом вопрос организации и поддержки процессов на базе компьютерной сети играет первостепенную роль. Дополнительно можно привлекать и иные современные средства для передачи и обработки информации (например, телефоны).

Об использовании

Компьютерные и информационные технологии в управлении играют значительную роль в жизни руководителей, специалистов, секретарей и конторских служащих. Говоря об их использовании, необходимо отметить их привлекательность в случае нужды что-то быстро решать в группе. А ведь от скорости и правильности выбора зависит экономическое процветание. Одно дело, когда нужно принимать решение, не имея возможности проконсультироваться у компетентных специалистов и разбирающихся людей, и совсем другое, когда можно получить посильную помощь от них. Основоположную роль при этом играет программное обеспечение. На данный момент широко используется несколько десятков различных решений, начиная от средств учета для бухгалтеров и заканчивая разработками для управления всей организационной структуры. Весь программно-аппаратный комплекс, нацеленный на выполнение описанных задач называется электронным офисом. Что в него входит? Если говорить об то это:

Одна (несколько) электронно-вычислительных машин, которые, возможно, объединены в сеть.
Печатающие средства.
Модем (если необходимо обеспечить подключение к глобальной сети или территориально удаленной электронно-вычислительной машине).
Средства копирования документов.
Сканеры.
Стримеры.

Из программных продуктов следует упомянуть о:

текстовом редакторе;
электронной таблице;
системе управления базами данных;
программе для анализа;
графическом редакторе;
программе презентации;
средствах обслуживания факс-модема;
программе перевода.

Это все может идти как по отдельности, так и в рамках интегрированного пакета. О последнем давайте поговорим более детально.

Об интегрированном пакете

Почему только о нем? Дело в том, что отдельных программ существует великое множество. Поэтому о них хватит и обобщающих слов, и простого перечисления. С интегрированными пакетами дела обстоят значительно интересней. Дело в том, что в них входят взаимодействующие меж собой программные продукты. Если говорить про использование информационных технологий, то в первую очередь внимание следует уделить текстовому редактору, электронной таблице и системе управления базой данных. Но главной отличительной чертой программ, что входят в один пакет, является наличие общего интерфейса пользователя, что позволяет применять те же/похожие приемы работы с разными продуктами. Взаимодействие идет на уровне документов. То есть, если мы создали в одном приложении файл, то его можно вставить в другое из того же пакета, изменив при необходимости. Общность интерфейса позволяет уменьшить траты на обучение людей. Еще одно преимущество интегрированных пакетов заключается в том, что целый комплект стоит значительно ниже, нежели покупка программ по отдельности. В качестве примера можно привести довольно широко известный "Майкрософт офис". Если говорить про информационные технологии в государственном управлении, то этот пакет встречается повсеместно. Для большинства, правда, он ограничивается текстовым редактором и инструментом для работы с таблицами. Но это не все его применение. Ведь он предлагает значительный инструментарий для управления проектами, базами данных, презентации и много чего другого.

О базах данных

Они используются для концентрации в себе данных обо всех необходимых процессах и подсистемах организации, а также предоставляют технологию их обработки на оперативном уровне. Информация может поступать как из внутренних, так и внешних источников. При этом специалисты должны уметь выполнять основных технологические операции по работе с данными. Рассмотрим небольшой пример. Допустим, у нас есть база данных, куда поступают сведения об ежедневных продажах, что передаются торговыми агентами предприятия на сервер, или что у нас собирается информация о еженедельных поставках сырья. Не важно. Как еще один вариант - по электронной почте получаются данные о курсе валют, котировках ценных бумаг - что понравиться. После того, как информация занесена в базу данных, она передается компьютерным приложениям. Это может быть текстовый или табличный процессов, или любая прочая программа, с которой ведется работа. Передача может быть запущена вручную или настроена на автоматический режим. Полученная информация используется для обработки, анализа, передачи, хранения или тиражирования. Все зависит от преследуемых целей.

Что есть еще?

Информационные технологии в управлении предприятием не исчерпываются одной базой данных. Кроме них используется:

Электронная почта.
Аудиопочта.
Телеконференции. Использование компьютеров.
Электронный календарь.
Аудио- и видеоконференции.
Видеотекст.
Факсимильная связь.
Хранение документов.

Начнем с электронной почты. Этот инструмент базируется на сетевом использовании компьютеров. Он предоставляет возможность отправлять, получать и хранить сообщения. Но здесь предусмотрена исключительно однонаправленная связь. Чтобы сделать ее двусторонней нужно многократно принимать и посылать сообщения. Этот инструмент зависимо от вложенных в него функций может предлагать различные возможности. Так, один почтовый клиент может передавать текстовые, звуковые и изобразительные файлы, а другой - исключительно слова. При использовании электронной почты можно создать свою собственную или воспользоваться предложениями специальных организаций. В любом случае это требует денег. Следующая информационная технология - это аудиопочта. Она используется для передачи сообщений голосом. В качестве примера можно привести принцип работы автоответчика, который записывает все, что сказал позвонивший. Но в данном случае все же в основном используется телефон, поскольку он является идеальным устройством для преобразования аудиосигналов в цифровой код. К тому же, он может провести этот процесс и в обратном направлении. Часты случаи и использования для этих целей компьютеров. Можно использовать аудиопочту и для группового решения проблем. В качестве примера можно привести случай, когда указывается список лиц, что должны получить данное сообщение. И система будет передавать им его. Главное преимущество по сравнению с первым вариантом - не нужно использовать клавиатуру.

Электронный календарь и конференции

Это в значительной мере недооцененный инструменты, которые существенно облегчают управление персоналом. В первую очередь поговорим про электронный календарь. Это удобный инструмент, который позволяет хранить и манипулировать рабочим расписанием сотрудников организаций. Управление персоналом благодаря ему значительно облегчается, ведь ответственное лицо может назначать людей на смены, устанавливать время встреч или иных мероприятий. И при этом сотрудникам не обязательно идти куда-то и что-то у кого-то спрашивать. Достаточно просто зайти электронный календарь. Следует отметить, что существует большое количество подобных инструментариев, многие их которых могут похвастаться значительным функционалом. Так, может в автоматическом режиме согласовываться время с уже установленным расписанием и много чего другого.

Теперь давайте о конференциях. Всего их выделяют три вида. Обобщенно они называются «телеконференции». Хотя на практике разделение более существенное. Итак, выделяют компьютерные, аудио- и видеоконференции. Каждая из них имеет свои особенности. Кстати, так уж сложилось, что когда говорят об телеконференциях, то обычно подразумевают работу через компьютер. Ее мы и рассмотрим в первую очередь. Компьютерные конференции предполагают использование сети электронно-вычислительных машин для обеспечения обмена информацией меж участниками группы, которые задействованы в решении определенной проблемы. Конечно, круг лиц, что могут к ней быть привлечены довольно ограничен. Хотя, участников все же больше, чем при аудио- и видеоконференциях. При работе с компьютером количество людей может составлять десятки, сотни, и, если позволяют мощности, даже тысячи людей.

Аудио- и видеоконференции

Это важные информационные технологии в сфере управления. Почему? Возьмем, к примеру, аудиоконференции. Они позволяют устанавливать связь между территориально удаленными подразделениями организации или отдельными работниками. В качестве примера реализации можно привести разговор нескольких абонентов в одном сеансе соединения с помощью телефона. При этом могут использоваться как имеющиеся (встроенные) компоненты, так и дополнительные устройства. Существенным преимуществом данного способа установления связи является отсутствие требования к значительной большому количеству техники. Обычно для этого достаточно иметь только современный телефон. Таким способом значительно облегчается процесс принятия решений. Он удобен и значительно удешевляется. Видеоконференции используются для тех же целей. Но в этом случае применяется определенная аппаратура. Хотя наличие компьютера все так же не обязательно. В этом случае участники конференции, пребывая на значительном удалении, могут видеть на экране телевизора своих собеседников, и, зависимо от функционала, себя. Вместе с изображением передается и звуковое сопровождение. Использование этих инструментов позволяет экономить командировочные и транспортные расходы, время, а также привлекать максимальное количество нужных работников к решению определенных проблем.

Видеотекст, хранение документов и факсимильная связь

Некоторые информационные технологии в экономике и управлении уже теряют свои позиции и часто (не) упоминаются как морально устаревшие варианты. К таким можно отнести факсимильную связь. Но она тем не менее будет рассмотрена. Давайте обо всем по порядку. В первую очередь поговорим про видеотекст. Эта технология базируется на использовании компьютера, с помощью которого получается и выводится на экран графическая и текстовая информация. В таком случае действуют тремя путями: создают файлы самостоятельно, заключают договоры со специализирующимися организациями на разработку, получают доступ к уже созданным другими документам. Наибольшую популярность подобный подход приобрел в деле обмена каталогами и ценниками продукции. Другим перспективным направлением является хранение документов. Что оно собой представляет? В последние несколько столетий наметилась тенденция увеличения документооборота. И необходимо хранить все больше. Причем не только текстовых, но и графических, и видео, и аудио, и ряд других. Порой количество документов может достигать такого объема, что хранение вызывает значительные проблемы. Поэтому получает распространение практика их оцифровывания и сохранения или в облаке, или на определенном физическом носителе на территории организации. При необходимости их можно спокойно извлечь, обработать, изменить, вывести на экран и/или распечатать. При этом для хранения данных необходимо чрезвычайно мало места. На одном оптическом диске может спокойно уместиться примерно 200 тысяч текстовых страниц! Особенно эта важно, если кто-то ищет информационные технологии управления проектами. Ведь хранение документов обычно сопровождается удобством координации их использования. И напоследок - факсимильная связь. Для чего она? Эта связь базируется на использовании факс-аппаратов, которые позволяют быстро рассылать документы участникам группы. Они могут читать документы на одном конце канала связи и воспроизводить его на другом.

Заключение

Вот кратко и были рассмотрены информационные технологии. Следует отметить, что размера статьи явно не хватает для того, чтобы рассмотреть все рабочие моменты и их проникновение в нашу жизнь. Можно было бы уделить внимание и рассказать про информационные технологии в муниципальном управлении. Читатель знал, что сейчас можно во многих городах взаимодействовать с ЖКХ посредством онлайн-службы? Если что-то не удовлетворяет или сломалось из их ведения, то достаточно написать соответствующим структурам, и они вышлют специалиста (электрика, сантехника), чтобы он исправил проблему. Согласитесь, это удобно. При этом они проникают во все сферы жизни, и одним ЖКХ не ограничиваются. Информационные технологии в управлении образованием, медициной, и прочими необходимыми для нас государственными услугами позволяют чувствовать себя более комфортно. Рассмотрим пример? Давайте затронем сферу образования. В последние годы появляются электронные журналы, где проставляются оценки школьников и студентов. Расписание уроков и пар выкладывается в Интернет. Все меньше бумаг остается в быту, и все сильней влияние информационных технологий.

В результате освоения данной главы студент должен:

знать

o сущность информационных технологий управления;

o основные функции информационных технологий управления предприятиями;

уметь

o устанавливать цели использования информационных технологий в менеджменте;

o определять роль, место и перспективы использования Web-технологий в менеджменте;

владеть

o навыками использования современных информационных технологий управления.

13.1. Виды и функции информационных технологий

В современном обществе информационные технологии применяются в управлении организациями всех типов, действующих во всех сферах общественного производства. Наиболее выпукло и четко преимущества информационных технологий управления видны в практике коммерческих организаций.

Информационная технология - это представленное в проектной форме (т.е. в формализованном виде, пригодном для практического использования) концентрированное выражение научных знаний и практического опыта, позволяющее рациональным образом организовать тот или иной достаточно часто повторяющийся процесс. Информационные технологии управления организацией - это системно организованная совокупность методов и средств поиска, сбора, обработки, хранения, передачи и защиты информации и знаний для решения задач управления на базе развитого программного обеспечения и средств вычислительной и телекоммуникационной техники. В современном управлении все чаще используются автоматизированные информационные технологии, т.е. управленческие технологии, реализуемые с применением технических и программных средств. Каждая из таких технологий призвана реализовать тот или иной механизм принятия управленческих решений, необходимый для достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.

Основные функции современных информационных технологий управления предприятиями - поиск, сбор, обработка, хранение необходимых данных, выработка новой информации, решение тех или иных оптимизационных задач (рис. 13.1). При этом ставится задача не только отобрать и автоматизировать трудоемкие, регулярно повторяющиеся рутинные операции переработки большого количества данных, но и путем переработки данных получить принципиально новую информацию, которая необходима для принятия эффективных управленческих решений.

Разработке информационных технологий управления организацией предшествуют детальное обследование и анализ управляемого объекта, задач и структуры управления, содержания и потоков информации. На основе анализа материалов обследования разрабатывается информационная модель управления организацией, фиксирующая связь между задачами обработки данных и новыми потоками информации. Лишь затем производится выбор технических средств и разрабатывается соответствующая информационная технология.

Рис. 13.1. Основные функции современных информационных технологий

Информационные технологии управления, достигшие в последнее десятилетие нового качественного уровня, в значительной степени расширяют возможности эффективного управления, поскольку предоставляют в распоряжение менеджеров всех уровней и руководителей организаций новейшие методы обработки и анализа экономической и социальной информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Они существенно снижают трансакционные издержки в управлении. Уже сегодня затраты на внедрение информационных технологий в большинстве случаев не только окупаются, но и дают прибыль. Известно, что крупные западные корпорации тратят на эксплуатацию и развитие своих корпоративных информационных систем от 1,5 до 4% годового оборота или в пересчете на одного работающего от 3 до 12 тыс. долл. в год. Рентабельность от инвестиций в информационные технологии может составлять 80%. Информационные технологии являются функциональными компонентами других видов технологий (к примеру, производственных, организационных, социальных) и исполняют роль их интеллектуального ядра. Использование информационных технологий позволяет значительно сократить затраты других видов ресурсов общества.

Научный базис информационных технологий основан на интеграции кибернетики, информатики и современных методов административного управления. Основными принципами использования информационных технологий управления являются следующие:

1. Принцип оперативного управления (управление в реальном времени).

2. Принцип сквозного управления (информационная поддержка полного цикла управления, включая сбор и анализ информации о состоянии объекта управления, моделирование и прогнозирование его состояния, планирование управляющих воздействий, непосредственная поддержка принятия решений по их реализации, доведение решений до исполнителей, контроль исполнения).

3. Принцип адаптивного управления, обеспечивающий динамическую адаптацию технологии управления с учетом изменения воздействия внешней и внутренней среды.

4. Принцип сетевого управления, позволяющий реализовать взаимодействие "вертикальных" и "горизонтальных" линий коммуникации и потоков деятельности предприятия.

Основанная на таких принципах информационно-управляющая система может взять на себя функции "интеллектуального конвейера", предоставив в распоряжение сотрудников и руководства достаточно простые по использованию, но емкие по внутреннему содержанию компьютерные решения, и оказать существенную помощь в решении основных проблем управления предприятием.

В настоящее время в практике управления фирмами наиболее часто используются следующие информационно-управляющие системы :

1. Системы планирования ресурсов предприятия ERP (Enterprise Resource Planning) . Это класс интегрированных систем управления, представляющих собой унифицированную централизованную базу данных, единое приложение и общий пользовательский интерфейс для управления финансово-хозяйственной деятельностью. Они охватывают такие области деятельности предприятия, как планирование и прогнозирование, управление продажами, управление запасами, управление производством, закупками, финансами и пр. (ремонты, управленческая отчетность, консолидация).

2. Системы управления взаимоотношениями с клиентами CRM (Customer Relationship Management). Это класс систем управления внешними отношениями предприятия. Системы управления взаимоотношениями с клиентами CRM включают в себя методы управления, позволяющие повысить эффективность продаж. В таких системах нашли свое отражение многие достижения современного маркетинга. Они обеспечивают управление взаимоотношениями компании с ее клиентами (заказчиками), партнерами, дилерами и внешним миром. Это средство для автоматизации работы отделов маркетинга, продаж и обслуживания клиентов, а также набор дополнительных сервисов в виде корпоративных порталов, call-центров, онлайновых справочных бюро для клиентов, корпоративных баз знаний и пр.

3. Системы информационной поддержки аналитической деятельности BI {Business Intelligence). Эти системы являются хранилищем аналитических данных; они также включают в себя набор средств обработки информации. Также они могут называться OLAP-системами (On Line Processing Systems) в отличие от OLTP-систем (On Line Transactions Systems), к которым относятся системы планирования ресурсов предприятия ERP и системы управления взаимоотношениями с клиентами CRM. Они представляют собой хранилище данных с набором инструментов для получения данных из ERP и других систем и методы последующего анализа собранных данных.

Наряду или в составе вышеперечисленных систем в практике деятельности предприятий используются некоторые специальные системы .

1. Системы управления логистическими цепочками SCM (,Supply Chain Management). При производстве сложных изделий, в состав которых входят комплектующие от разных поставщиков, для компаний важно оперативно программировать поставку нужных деталей в нужном объеме и к нужному сроку. Иными словами, система обеспечивает процессы планирования и координации снабжения, транспортировки и складирования.

2. Системы планирования материальных потоков MRP (Material Requirements Planning). Это класс систем управления закупками, производством и сбытом материалов.

3. Системы управления человеческим фактором HRM (Human Resources Management), задачи которых - рекрутинг, управление и эффективное использование потенциала всех сотрудников предприятия. Эти системы обеспечивают информационную поддержку в процессе планирования карьеры и обучения, оценку персональных достижений и сводят данные о персонале.

Все эти системы - не замкнутые самостоятельные системы, а лишь относительно самостоятельные виды информационных систем. При этом каждая конкретная система может нести в себе отдельные признаки каждой из вышеперечисленных. В последнее время наметилась тенденция создания гибридных интеллектуальных систем, когда в уже хорошо известные компьютерные программы и комплексы встраиваются элементы систем искусственного интеллекта. Получают развитие и "когнитивные информационные технологии", которые включают в себя информационные технологии, специально разработанные для развития творческих способностей человека и информационной поддержки творческих процессов.

Современные информационные технологии имеют существенную особенность. Если на заре их появления средства автоматизации обработки информации в основном применялись к уже существующим процедурам управления, то в последнее время ситуация в корне изменилась. Информационные технологии становятся своеобразным катализатором распространения передового управленческого опыта и современных технологий менеджмента. При этом они оптимизируют бизнес-процессы в соответствии с последними достижениями теории и практики менеджмента.

Главный результат, который получает заказчик, - эффективная система управления предприятием, основанная на сетевых компьютерных технологиях. За счет оптимизации бизнес-процессов, механизмов поддержки принятия управленческих решений удается получить дополнительные ресурсы для развития и серьезные конкурентные преимущества.

Системы, обеспечивающие внедрение новых информационных технологий управления, активно внедряются в практику деятельности российских компаний. Россия за счет высоких темпов развития информационных технологий в последнее десятилетие смогла обеспечить сокращение разрыва с развитыми странами в уровне информатизации экономики и общества.

Вместе с тем отечественный уровень развития новых информационных технологий пока значительно отстает от стран Запада. В российской практике еще не в полной мере развиты прогрессивные приемы и технологии современного менеджмента, что сдерживает полновесное развитие информационных технологий.

Информационная технология - это совокупность методов, способов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, которая обеспечивает выполнение информационных процессов с целью повышения их надежности и оперативности и снижения трудоемкости ходу использования информационного ресурса.

Информационные технологии в управлении - это комплекс методов переработки разрозненных исходных данных в надёжную и оперативную информацию механизма принятия решений с помощью аппаратных и программных средств с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.

Цель информационной технологии - производство информации для её анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Инструментами информационных технологий являются: текстовые процессоры; издательские системы; электронные таблицы; системы управления базами данных; электронные календари; информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, маркетинговые и т. д.) и другие инструменты.

Основные виды информационных технологий в управлении

Информационные технологии обработки данных применяются для решения хорошо структурированных задач на уровне исполнительской деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации постоянно повторяющихся операций управленческого труда.

Информационные технологии управления используются для информационного обслуживания всех работников организации, связанных с принятием управленческих решений.

Информационные технологии автоматизированного офиса дополняют существующую систему связи персонала предприятия средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Информационные технологии поддержки принятия решений предназначены для выработки управленческих решений, позволяют автоматизировать процесс принятия решений и выбор альтернативы.

Информационные технологии экспертных систем дают возможность менеджерам получать консультации по проблемам, о которых в этих системах накоплена информация.

Для выработки эффективных управляющих воздействий в организациях требуется создание соответствующих алгоритмов управления и переработка значительных объёмов разнообразной информации. Для того чтобы снизить или полностью исключить степень участия человека в осуществлении той или иной функции управления, требуется создание автоматизированной системы управления.

Автоматизированная система управления - это комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, предназначенный для получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах деятельности организации. Она состоит из нескольких составляющих:

аппарата управления;

технико-экономической информации;

методов и средств обработки этой информации.

При едином использовании вышеуказанных элементов в информационном процессе образуется автоматизированная информационная технология управления.

Структура этой технологии состоит из следующих процедур:

1) сбора и регистрации данных (происходит при выполнении различных хозяйственных и управленческих операций);

2) передачи информации (осуществляется различными способами с помощью средств коммуникаций);

3) машинного кодирования (формирование информации в электронном виде путем ввода первичной информации и её обработки);

4) обработки информации (производится с помощью различных программных средств, в итоге формируются результатные сводки, которые отображаются на экране или бумаге);

5) хранения и накопления информации (осуществляется в информационных базах (банках данных) на машинных носителях в виде информационных массивов);

6) поиска информации (т. е. выбор нужных данных; выполняется автоматически с помощью программных средств на основе запроса, составленного пользователем);

7) принятия решения (осуществляется специалистом на основе тщательного анализа результатной информации).

Таким образом, применение информационных технологий значительно повышает эффективность систем управления. В настоящее время наблюдается увеличение производительности компьютерной техники, развитие средств связи и телекоммуникационных сетей, совершенствуется комплексная система автоматизированного управления организацией.

Современная информационная технология управления предприятием является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией в информационной системе экономического объекта для принятия оптимального управленческого решения, которое связано с основной функцией любого предприятия - выпуском готовой продукции с целью получения экономических результатов от реализации этой продукции

Важной задачей информационных систем в управлении это;

Управление документооборотом. В настоящее время значительная часть информации поступает в фирму и хранится здесь в виде бумажных носителей. Возникает задача управления потоками документов, как внутри фирмы, так и для обеспечения ее внешних связей. Задача усложняется тем, что, как правило, информация имеет различную форму представления - текст, графики, табличные данные и т.д.

Можно сформулировать основные задачи, выполняемые системой документооборота на каждом автоматизированном рабочем месте:

1. Руководство:

o просмотр информации в базах данных;

o выдача распоряжений (поручений) и контроль их исполнения.

2. Службы и подразделения:

o просмотр и редактирование информации в базах данных;

o составление отчетов;

o подготовка служебных записок;

o подготовка исходящей корреспонденции.

3. Секретариат:

o регистрация входящей корреспонденции;

o регистрация и отсылка исходящей корреспонденции;

o ввод документов в базы данных;

o сдача документов в архив.

4. Администратор базы данных:

o регистрация пользователей информационной системы;

o установка прав доступа к отдельным базам данных;

o сдача документов в архив.

Управление персоналом. Одним из основных ресурсов, используемых фирмой в процессе коммерческой деятельности, являются человеческие ресурсы. Поэтому одной из важных задач является управление структурой предприятия, его штатным расписанием, кадрами и расчеты с персоналом по оплате труда.

Бухгалтерский учет. Для эффективного управления фирмой и оценки затрат необходимо ведение всех бухгалтерских операций в реальном режиме времени, в аналитических и синтетических разрезах:

· учет банковских операций;

· учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами;

· учет основных средств;

· учет движения материальных ценностей и складской учет;

· сводный бухгалтерский учет и типовая отчетность и т.д.

Управление снабжением. Для повышения рентабельности фирмы важно правильно организовать процесс снабжения. Принять решение о закупке товаров, материалов у того или иного поставщика можно только имея полную информацию о контрагенте, различные версии прайс-листов с вариантами базовых оптовых и прочих цен, условия поставок, а также достоверную информацию о качестве товара.

Управление сбытом. Процесс реализации завершает оборот хозяйственных средств фирмы. Объем прибыли и уровень рентабельности напрямую зависит от объема реализации.

Управление финансами. Поскольку движение денежных средств фирмы является непрерывным процессом, для финансового директора необходима система, позволяющая определить источники и оценить использование денежных средств, подготовить предварительный баланс и отчет о прибылях и убытках, для анализа влияния различных решений на будущее финансовое состояние фирмы. Система должна также обеспечивать проведение комплексного анализа деятельности фирмы, подготовку оперативного и стратегического решения руководства для управления затратами и результатами торговой и финансовой деятельности.

Организация локальной вычислительной сети и выбор комплекса технических средств (КТС) для создания информационной технологии управления фирмой основывается на требованиях надежности, разветвленности (удаленности), быстродействия, защиты информации, гибкости структуры, размеров информационной базы данных, особенностей применяемого программного обеспечения при определенной минимизации капитальных затрат на приобретение КТС и их эксплуатацию.

Наличие в структурных подразделениях фирмы ЛВС (локальных вычислительных сетей) создает пользователей принципиально новые возможности интегрированного характера. Организуются автоматизированный документооборот, создаются различные массивы управленческой, коммерческой и другой информации общего назначения и персонально используются вычислительные ресурсы сети, а не только отдельного компьютере. Появляются возможности использования различных средств или инструментов решения определенных задач, средств компьютерной графики, подготовки отчетов, ведомостей, докладов, публикаций и других документов.

Работа в ЛВС по созданию и коллективному использованию документа позволяет сократить число документов на бумажных носителях. Подобная архитектура позволяет организовать безбумажную технологию в режиме электронного офиса.

Рабочие места фирмы должны достоверно воспроизводить все нормативные условия создания и обработки документов - от регистрации и организации маршрута обработки до фиксирования принятия оптимального управленческого решения. Обычно такие системы функционируют на основе жестко организованных процедур на конкретных АРМ, связанных в маршрутные потоки передачи информации с одного автоматизированного рабочего места на другое посредством транспорта файлов - документов.

Уникальность новых программных продуктов и технологии усложняет процессы проектирования и развертывания корпоративных сетей. Возрастающая тенденция к централизации информационных ресурсов, новые классы прикладного программного обеспечения и принципы их применения, изменение количественных и качественных характеристик информационных потоков, увеличение числа одновременно работающих пользователей и более мощные вычислительные платформы - все эти факторы необходимо учитывать при разработке корпоративной сети.

Эффективность

Для анализа и оценки эффективности информационных технологий существует большое число различных методов и методик, построенных с использованием множества разнородных критериев и концептуальных подходов. Как показывает статистика, большинство методик громоздки и сложны в практическом применении, степень их объективности и стоимость их применения существенно различается. Выбор методик оценки эффективности ИТ усложняется тем, что не всегда ясно, на какой именно эффективности требуется сделать акцент: организационной, коммерческой, социальной или какой-либо другой .

Информационные технологии одного и того же типа могут приносить различные эффекты, обладающие неодинаковой значимостью для разных групп пользователей, заинтересованных в реализации ИТ. Размер эффекта определяется ожидаемой эффективностью ИТ, проявляющейся:

В продуктовом смысле, например, в улучшении качества и увеличении набора производимых информационных продуктов и услуг;

Технологическом (рост производительности труда);

Функциональном (рост эффективности управления, оптимизации организационной структуры);

Социальном (улучшение качества обслуживания и улучшение условий труда).

Рассмотрим основные виды эффектов, получаемых в результате внедрения ИТ в библиотеку ..

Экономический эффект как правило приводит к сбережению трудовых, материальных или природных ресурсов, позволяет увеличить производство средств производства, предметов потребления и услуг, получающих стоимостную оценку; достигается путем минимизации затрат по внедрению и применению ИТ. Следовательно эффективность ИТ определяется их конкретной способностью сохранять соответствующее количество труда, временные затраты, ресурсов и денег в расчете на единицу всех необходимых и предполагаемых полезных эффектов создаваемых продуктов, технических систем, структур.

Технологический эффект от внедрения ИТ может быть оценен через потенциальный экономический эффект. Связан он, как правило, с внутренней организацией труда и измеряется по нормативно-стоимостно-затратным показателям. Величина технологического эффекта оценивается сопоставлением характеристики производительности труда, выработки по отдельным процессам или операциям при использовании новых технических средств, алгоритмов и программ.

Критериями оценки этого вида эффекта могут выступать технологичность, новизна, надежность, простота, гибкость, повышение производительности труда и др. Технологический эффект достигается при наличии разработанных технологических регламентов, методик, стандартов, нормативов, инструкций, способствующих улучшению технико-эксплуатационных параметров ИТ.

Социальный эффект рассматривается в виде результата, способствующего удовлетворению потребностей человека и общества, не получающий чаще всего стоимостной оценки (улучшение здоровья, повышение квалификации пользователей, удовлетворение эстетических запросов и т. д.). Социальный эффект направлен на использование ИТ в целях улучшения условий труда сотрудников, качества и комфортности обслуживания читателей библиотеки, формирования и удовлетворения их духовных потребностей, гармоничного развития личности

Критерии эффективности ИТ

1. Действенность -- это степень достижения системой поставленных перед ней целей, степень завершенности работы. Чтобы измерить действенность ИТ, необходимо сравнить цель деятельности и реальный результат .

2. Экономичность -- это степень использования системой «нужных» вещей. Ее можно выразить как пропорцию:

Ресурсы, подлежащие потреблению

Ресурсы, фактически потребленные

Чтобы найти величину, стоящую в числителе, прибегают к сметам, нормативам, оценкам, прогнозам, проектировкам, т. п. Величина в знаменателе определяется на основе бухгалтерского учета, отчетности, оценок и т. д. Если числитель больше знаменателя (коэффициент больше 1), то можно говорить об экономичности. В противном же случае (при коэффициенте меньше 1) можно в определенном смысле констатировать неэкономичность ИТ

3. Качество -- это степень соответствия ИТ требованиям, спецификациям и ожиданиям. Например, среди атрибутов качества программного обеспечения (ПО) выделяют :

функциональность;

интуитивно понятный интерфейс;

отказоустойчивость;

масштабируемость

способность к изменению конфигурации

портативность

надежность;

4. Прибыльность -- как правило, считается соотношение между валовыми доходами (в ряде случаев -- сметой) и суммарными издержками (в ряде случаев -- фактическими расходами). Традиционно прибыльность измеряется с помощью финансовых коэффициентов.

5. Производительность -рассматривается как отношение объема произведенной с помощью ИТ продукции или услуг, реализованных библиотекой, к затратам на их создание: Она отражает эффективность использования ресурсов (труда, капитала, материалов, энергии, информации) в процессах деятельности библиотеки.

6. Качество трудовой жизни -является признаком по которому определяют то, каким образом лица, причастные к ИТ реагируют на социально-технические аспекты данной ИТ.

7. Внедрение ИТ-инноваций -- это процесс, с помощью которого мы получаем новые, более совершенные товары и услуги. Библиотека, которая отвечает велениям технического прогресса, скорее всего, не сможет развиваться.

8. Адаптивность библиотеки -- это умение приспосабливаться и адекватно перестраивать стратегию управления ИТ в ответ на вызовы ее окружения.

Эффективность применения ИТ не состоит в постановке все новых и новых задач и приобретении самых современных дорогостоящих средств. Рациональное использование ИТ должно исходить из условий востребованности, эффективности для библиотеки, а оцениваться не только из абсолютных значений рассчитанных критериев эффективности, но и из того, насколько данная ИТ способствует улучшению текущей ситуации, учитывая, что некоторые проявления эффектов могут быть точно измерены, а в других случаях возможны только качественные оценки и экспертные заключения. Только при таком подходе можно говорить об эффективности информационных технологий.

Характеристика и назначение

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

ИС управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. на этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

· оценка планируемого состояния объекта управления;

· оценка отклонений от планируемого состояния;

· выявление причин отклонений;

· анализ возможных решений и действий.

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов.

Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.

В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям.

Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования:

· отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;

· сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;

· все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;

· в отчете необходимо показать количественное отклонение от нормы.

Основные компоненты

Основные компоненты информационной технологии управления показаны на рис. 2.

Рис. 2. Основные компоненты ИТ управления.

Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.

Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

1. данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;

2. планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

Автоматизация офиса

Характеристика и назначение

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникации автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса (рис. 3) призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Рис. 3. Основные компоненты автоматизации офиса.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизации офиса – организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Основные компоненты

База данных . Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Пример. В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья.

Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Текстовый процессор . Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта . Электронная почта (E-mail) , основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений , при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая – купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующих функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудиопочта . Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще – при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор . Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

· ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;

· обработка дынных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);

· вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;

· качественное оформление табличных форм представления данных;

· многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;

· проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

· проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций

Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.

Электронный календарь . Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными и расписаниями.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем, аудио- и видеоконференций.

В литературе часто можно встретить термин телеконференция . Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст . Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

· создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

· заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставлять клиенту на магнитных или оптических дисках;

· заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение изображений . В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства – оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.

Следует напомнить, что идея хранения изображений не нова и реализовывалась раньше на основе микрофильмов и микроафиш. Созданию данной технологии способствовало появление нового технического решения – оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.

Аудиоконференции . Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференции является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиконференци не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.

Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно. Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:

· работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц;

· количество участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;

· программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи;

· перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться;

· должны быть организованы запись конференции и ее хранение;

· запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.

Видеоконференции . Они предназначены для тех же целей что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение также требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.

Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:

· односторонняя видео- и аудиосвязь . Здесь видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении, например, от руководителя проекта к исполнителям;

· односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь . Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;

· двухсторонняя видео- и аудиосвязь . В этой наиболее дорогой конфигурации используется двухсторонняя видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

Факсимильная связь . Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Система (от греческого systema - целое, составленное из частей, соединение) - это организационное или составное целое, набор или комбинация элементов или частей, образующих единый комплекс, направленный на достижение определенной (единой для всего комплекса) цели или характеризуется только ему присущими свойствами (например, Солнечная система, система аксиом, система планирования, система противовоздушной обороны, нервная система).

Одним из важнейших принципов теории систем является принцип декомпозиции (разложения) ее на отдельные подсистемы, которые, в свою очередь, могут быть системами низшего ранга.

Каждая система функционирует в некоторой среде. Окружающая среда является источником внешнего воздействия на систему. Внешние воздействия на систему называются входными величинами, а элементы системы, к которым они приложены, - входами системы. Действия системы на окружающую среду характеризуются значениями ее исходных величин (параметров). Например, если производственный процесс на предприятии рассматривать как отдельную систему, то при этом труд работников, различные виды энергии, полуфабрикаты и сырье является входными величинами, а готовые изделия - выходные величинами.

Кроме входных и выходных параметров, система характеризуется множеством переменных, которые определяют ее внутреннее состояние. Множество наблюдаемых состояний функции системы описывает траекторию движения системы.

Важными характеристиками системы является ее структура, размер и сложность. Под структурой понимают способ организации и налаживания взаимосвязей между элементами системы Размер системы характеризуется количеством ее элементов и связей между ними, сложность - разнообразием, неоднородностью свойств элементов и особенностями связей между ними.

Большие и сложные системы отличаются от других не только количеством элементов, но и высоким уровнем их организации, сложными взаимосвязями этих элементов.

Чаще всего выделяют следующие характерные свойства системы:

o целостность: все части системы подчинены общей цели ии функционирования и способствуют формированию высоких показателей по выбранному критерию.

o мультипараметрични свойства: изменение одного параметра существенно влияет на значение многих других параметров системы.

o свойство эмерджентности: большие и сложные системы обладают свойствами, которые не присущи ни одному из их отдельных элементов.

Системы можно разделить на материальные и абстрактные. Абстрактные системы - это продукт человеческого мышления: гипотезы, знания, теоремы.

Материальные системы образуются из материальных объектов. Всю совокупность материальных систем можно разделить на неорганические (технические, химические и т. Д.), Органические (биологические) и смешанные (где содержатся элементы как органической, так и неорганической природы).

В множестве смешанных систем выделяют подкласс ерготехничних систем (систем "человек-машина"), которые состоят из человека (оператора) и машины.

Различают также статические и динамические системы. Состояние статической системы с течением времени не меняется, а динамические системы, наоборот, со временем меняют свое состояние. Динамические системы, состояние элементов которых можно описать как функцию времени, называют детерминированными. Если предположить состояние системы таким образом невозможно, то она относится к классу вероятностных или стохастических систем.

По характеру взаимодействия системы и внешнего (окружающей) среды разделяют на закрытые и открытые системы. Закрытые системы изолированы от окружающей среды, все процессы происходят только внутри самой системы. Открытые системы активно взаимодействуют с окружающей средой.

Управление - функция системы, обеспечивающей сохранение совокупности ее основных свойств, или ее развитие в соответствии с определенной целью

В любом процессе управления существует объект, которым управляют (станок, коллектив), и орган, осуществляющий управление (техническое средство, человек).

В процессе управления управляющий орган получает информацию о состоянии объекта управления, обрабатывает ее и выдает исполнительному органу указания по влиянию на объект. Управляющий орган, исполнительный орган и объект управления образуют систему управления.

Управляющий орган и исполнительный орган объединяют в одно понятие - субъект управления.

Управление осуществляется с определенной целью, которая должна быть всегда определена для заданного объекта и связана с состоянием объекта и среды, в которой он находится. Степень достижения поставленной цели определяется целевой функцией управления.

Обратная связь представляет собой данные о последствиях управления объектом, его состояние. Обратная связь позволяет накапливать опыт, прогнозировать будущее состояние системы в зависимости от ее состояния в прошлом.

При управлении любой системой необходимо соблюдать системного подхода. Системный подход (принцип) рассматривает систему как совокупность взаимосвязанных элементов, которые осуществляют взаимное влияние друг на друга.

Системный анализ - это комплекс специальных процедур, мероприятий, обеспечивающих реализацию системного подхода при изучении данных ситуаций.

Принятие управленческих решений - это непрерывный процесс преобразования информации, поэтому он неразрывно связан с функционированием информационных систем.

Тогда, с точки зрения управления,

Информационная система - это система, которая организует накопление и оперирования информацией в определенной области

Аналогично, автоматизированная информационная система - это информационная система, которая использует ПК на этапах ввода, обработки (включая хранение) и вывод данных.

Система организационного управления (организационная) - это система, где объектом управления являются люди, коллективы людей.

Можно выделить следующие уровни организации информационной деятельности в сфере организационного управления:

o международный;

o государственный;

o региональный;

o корпоративный;

o подразделения;

o индивидуальный.

Каждому уровню управления необходима информация, которая приобретается и распространяется средствами коммуникаций.

Процесс управления характеризуется иерархией уровней управления и многофункциональностью.

Согласно иерархии в управлении предприятием выделяют:

o высокий уровень принимает стратегические решения: определяет цели управления, внешнюю политику, объемы материальных, трудовых и финансовых ресурсов, разрабатывает долгосрочные планы и стратегию их выполнения. ИС для высшего уровня управления должна предоставлять данные по анализу рынка, конкуренции, конъюнктуры, а также для поиска альтернативных стратегий развития предприятия на случай выявления угрожающих тенденций в сфере его интересов;

o средний уровень принимает тактические решения, связанные с составлением тактических планов, контролем за их выполнением, наблюдением за объемами всех ресурсов, принятием управленческих решений для вывода предприятия на необходимый уровень, предусмотренный планами. Для среднего уровня управления ИС должна решать задачи из расчета плановых показателей, контроля за их выполнением;

o оперативный уровень принимает оперативные решения, связанные с реализацией планов. Основная задача состоит в согласовании всех элементов производственного процесса во времени и пространстве с необходимой степенью детализации. На этом уровне формируются данные о ходе выполнения планов и составляются отчеты. Согласно ИС должна обрабатывать фактические данные в реальном масштабе времени по мере их возникновения.

На каждом из уровней выполняются работы, в комплексе обеспечивают процесс управления. Эти работы часто называют функциями.

Функции и задачи управления. В функции управления относят: прогнозирование, планирование, учет, контроль, анализ, регулирование.

Прогнозирование - функция, с помощью которой осуществляется формирование и обоснование предпосылок перспективы развития объекта управления, возможных изменений его состояния до определенного момента времени в будущем. Оно занимает ведущее место в деятельности высшего управления и служит инструментом для: определения экономической политики фирмы; ориентации в наиболее вероятной перспективе конкурентной борьбы; определение возможностей сбыта с учетом тенденций на том или ином товарном рынке; разработки инвестиционных планов; выбора оптимального решения из возможных вариантов плана; оценивания будущих тенденций развития фирмы.

Планирование - функция, с помощью которой в четкой форме реализуется цель управления. На высшем уровне управления планирования ориентировано на длительный срок, на среднем - на более короткий срок, при этом план высшего уровня детализируется. Оперативное управление осуществляет детальную проработку плана среднего уровня по временным периодам, объектами планирования и местами.

Учет - функция, направленная на получение информации на оперативном и среднем уровнях.

Контроль - сопоставление фактических показателей с плановыми и нормативными, определение отклонений, выходящих за пределы допустимых значений. Выполняется на всех трех уровнях управления.

Анализ - установление причин отклонений, выявление резервов, нахождение способов устранения несогласованностей между фактическими показателями и запланированными. Выполняется на среднем и высшем уровнях управления.

Регулирования - корректировка хода работы объекта управления, принятия решений для исправления создавшейся ситуации, и вывода объекта управления на запланированные показатели. Выполняется на среднем и высшем уровнях управления.

Для анализа и регулирования в АИС используются базы моделей, которые содержат фонд моделей по оценке экономических и производственных ситуаций. Для поиска путей выхода из создавшейся ситуации, предназначенные экспертные системы. Для решения слабоформализованих задач управления, возникающие вследствие высокого уровня неопределенности рыночной среды, в АИС применяются системы поддержки принятия решений.

Среди основных современных средств, способствующих повышению эффективности управления есть такие сетевые комплексы, как: Интернет, Интранет, Экстранет, электронная почта и т.

С точки зрения конечного пользователя задачи управления по своему назначению делятся на регламентные, информационно-справочного обслуживания, углубленного экономического анализа. Суть регламентных задач заключается в составлении заданных форм отчетности, которые формируются в четко определенные сроки. Информационно-справочные задачи связанные с обеспечением информационного сервиса пользователя.

Для решения задач экономического анализа используют развитый аппарат математических методов и экономико-математических моделей: математическое программирование (линейное, динамическое, эвристическое), математическая логика, теория графов, теория множеств, теория массового обслуживания, исследование операций, теория игр и другие.

Технологической основой решения задач углубленного экономического анализа является совокупность пакетов прикладных программ, в основе использования которых заложена концепция банка моделей. Это, например, модели теории фирмы, маркетинга, свободной конкуренции и тому подобное.

Задачи оптимизации решаются поиском одного решения среди многих возможных вариантов. Они характеризуются сложной методикой расчетов (что вызывает необходимость использования различных моделей), а также относительно небольшими объемами входных данных.

В основной своей массе задачи современной компьютерной ИС принадлежат к задачам прямого расчета. Для них характерны большие размеры и сложность входных данных, простая методика расчета и одновариантнисть решения.

Информационно-поисковые задачи, то есть задачи типа "вопрос-ответ" характеризуются сложной методикой расчета и значительными объемами входящей информации.

Компьютерные информационные системы коренным образом меняют управления предприятием. Одной из главных целей разработки ИС является облегчение коллективного использования информации. При этом большую роль играет применение новых информационных технологий, основанных на использовании компьютерной техники, распределительной (децентрализованной) обработки информации и экономико-математических методов.