Автоматическая проверка правописания. Как включить в "Ворде" проверку орфографии: инструкция
В продолжение темы эффективной работы с программой Word 2007 хочу остановиться на проверке орфографии и правописания по продукту от компании Microsoft - «Word» выпущенной в 2007 году. Хочу напомнить, что в предыдущей статье мы разобрали тему: .
Ввод и проверка правописания текста
Если все необходимые стили уже разработаны и сохранены в шаблоне, то ввод текста сводится к простому набору с клавиатуры или к переносу фрагментов из других документов.
При переносе фрагментов из других документов текст может «приходить» со своими стилями. В вашем документе чужим стилям делать нечего. Время от времени просматривайте список открытых стилей и при обнаружении там чего-то нового,взявшегося невесть откуда, удаляйте командой: Главная > Стили > Выбираем необходимый (предварительно выделив текст, необходимый для изменения). Нажмите на рисунок, чтобы увеличить.
После изменения стиля проверьте, какой стиль принял новый текст и при необходимости примените иной, если все устраивает — сохраните.
Главное, над чем следует сосредоточиться при вводе текста, когда осуществляется проверка орфографии в Word 2007 , - это на структуре и правописании. Структуру проверяйте просмотром документа в режиме отображения структуры.
Для проверки правописания используйте встроенные средства проверки. В ходе проверки слова, имеющие орфографические ошибки, подчеркиваются красной волнистой линией, а фрагменты текста с некорректной грамматикой - зеленой линией. Чтобы понять, в чем ошибка, щелкните правой кнопкой мыши на подчеркнутом тексте и воспользуйтесь контекстным меню. На рисунке ниже видно, что после запятой нет знака — пробел.
Если средства проверки правописания не работают, проверьте установку флажков Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику на вкладке Правописание в диалоговом окне Параметры , для этого щелкните правой кнопкой мыши на подчеркнутом тексте и воспользуйтесь контекстным меню, далее нажмите Орфография , как показано на рисунке ниже.
Ну и наконец, нажав на — параметры, попадаем в необходимое нам меню, где и ставим нужные галочки.
В более ранних версиях Word было так, что средства проверки правописания не были установлены вместе с программой. Тогда программу приходилось перестанавливать и обязательно не забыть об этих компонентах. В Word 2007 эти моменты исправлены.
Я думаю, что данная статья поможет не только студентам, но и блоггерам (вебмастерам), поскольку способствует написанию грамотных текстов без ошибок, тем самым позволит зарекомендовать себя в лице читателей, как образованного человека.
Имеет отдельный инструмент для проверки знаков пунктуации, правил грамматики и орфографии. Правильная настройка этой функции превратит её в незаменимого помощника, который сможет контролировать и устранять ошибки, допущенные пользователем, подсказывать синонимы слов для определенных стилей и многое другое.
Как проверить правописание в Ворде? Для этого следует перейти на вкладку «Рецензирование» и выбрать иконку «АВС». После чего Word будет самостоятельно демонстрировать существующие опечатки или ошибки, подчеркивая их.
Если при написании текста некоторые слова подсвечиваются красными или зелеными волнистыми линиями, значит эта опция активна. Щелкните над словом правой кнопкой мышки и получите доступ к функциям правописания Word. Отобразившееся меню продемонстрирует варианты исправления, а также команды игнорирования и более подробного пояснения ошибки.
Как в Ворде включить проверку правописания?
id="a1">В зависимости от версии используемой программы, выполните необходимые действия:
Включение автопроверки в Word 2013, 2010, 2007:
id="a2">Нажмите кнопку «Office» и выберите «Параметры Word», а затем пункт, отвечающий за правильное написание:
- В разделе «Исключения для» щелкните по полю «Имя текущего файла».
- Уберите галочку напротив «Скрыть ошибки в этом документе».
Эти действия позволят включить автопроверку для текущего файла, чтобы применять ее всегда в первом шаге выберите «Все новые документы».
Проверить правописание в Ворде 2003:
id="a3">Эта опция доступна и в более ранних версиях программы, чтобы ее включить следует перейти по пути: «Сервис/Параметры/Правописание» и установить флажок напротив «Автоматически проверять орфографию».
Каждый совершает ошибки. В данном случае речь идет об ошибках правописания. При письме, а особенно при наборе текста в текстовых редакторах, пользователь может совершить ошибку, набирая то или иное слово. Случается это по разным причинам, таким как незнание правил русского языка или простая опечатка из-за быстрого набора. Но во времена технологического прогресса текстовые редакторы способны в автоматическом режиме выявлять все ошибки и предлагать способы их решения.
В этой статье речь пойдет о том, как включить в "Ворде" проверку орфографии, как ею пользоваться и о многом другом, что как-то относится к исправлению опечаток в набранном тексте.
Включение проверки орфографии
Первоначально стоит уделить внимание вопросу, как включить в "Ворде" проверку орфографии. Хоть по умолчанию, после установки, она включена, по некоторым причинам пользователь может отключить ее, сам того не подозревая. В таких случаях используйте инструкцию, которая приложена ниже, чтобы возобновить работу данного инструмента.
- Находясь на главной странице программы, нажмите кнопку "Файл", которая располагается в верхнем левом углу.
- В меню, которое появилось, перейдите в раздел "Параметры".
- В появившемся окне нажмите на пункт "Правописание", располагающийся на панели слева.
- В меню "При использовании правописания в все галочки рядом с пунктами.
- В меню "Исключения для файла" уберите галочки, которые там расположены.
- Нажмите кнопку "ОК".
Теперь вы знаете, как в "Ворде" включить автоматическую проверку орфографии. После выполнения всех этих действий программу перезагружать не нужно, все изменения вступают в силу сразу после нажатия кнопки "ОК".
Проверяем орфографию в автоматическом режиме
После того как вы узнали, где в "Ворде" включить проверку орфографии, можно сразу же переходить непосредственно к использованию этого инструмента. Первым делом разберем выполнение всех действий в автоматическом режиме. Это не означает, что вам ничего не придется делать, напротив, программа автоматически будет вам указывать на предполагаемые ошибки в правописании, а вы будете решать, что нужно сделать для их исправления.
Итак, предположим, перед вами открыт документ, в котором есть ошибки. В этом случае они подчеркнуты цветными линиями (красной, синей или зеленой). Чтобы начать их исправление, вам нужно открыть панель инструмента "Орфография". Для этого нажмите клавишу F7 или кнопку "Правописание", которая расположена во вкладке "Рецензирование".
После этого в правой стороне окна появится панель "Орфография", в которой и будут проходить все действия. Сразу же в тексте выделится проблемное слово, и вам необходимо будет принять решение, что с ним делать. На выбор есть четыре действия:
- Пропустить - вы пропускаете предполагаемую ошибку и переходите к следующему слову, при этом выделение с него исчезает.
- Пропустить все - вы пропускаете все ошибки в тексте, снимая с них выделение.
- Добавить - вы добавляете слово в словарь программы, чтобы при нахождении такой же ошибки программа ее не воспринимала.
- Изменить - вы изменяете слово с ошибкой на выбранное из списка предложенных.
- Изменить все - вы изменяете все подобные слова с ошибками на выбранное из списка.
Зная значение всех кнопок на панели, вы запросто сможете исправить все ошибки в тексте. В крайнем случае, если ни одно исправление не верно, вы можете заменить слово самостоятельно.
Проверяем орфографию в ручном режиме
Вы уже знаете, как включить автоматическом режиме. Однако это не единственный способ исправить все ошибки в тексте. Сейчас мы подробно разберемся, как включить проверку орфографии в "Ворде" в ручном режиме.
Для выполнения поставленной задачи вам необходимо изначально обратить внимание на сами подчеркивания в тексте. Мы уже знаем, что это ошибки. Исправить их можно не только по нажатию F7, но и правой кнопки мыши (ПКМ). Делается это просто: наведите курсор на подчеркнутое слово и нажмите ПКМ, в контекстном меню помимо привычных пунктов появятся дополнительные, которые дублируют кнопки в панели "Орфография", их значение вы уже знаете. Все, что остается, - это выбрать необходимое действие и нажать по соответствующей строке.
Заключение
Теперь вы знаете не только о том, как включить проверку орфографии в "Ворде", но и как ею пользоваться. Как можно заметить, суть проста, вам необходимо лишь указать нужное действие, и программа самостоятельно все заменит.
Набранный без ошибок текст - показатель уровня грамотности человека. Функция проверки правописания очень помогает, если возникают сомнения в правильности написания некоторых слов или расстановке запятых.
В Ворде предусмотрена автоматическая проверка правописания: грамматические ошибки подчёркиваются зелёной волнистой линией, а орфографические — красной. Чтобы не возникало ситуаций, в которых слово с ошибкой остаётся не подчёркнутым, необходимо включить проверку орфографии в Ворде, а также правильно её настроить.
Быстрая навигация по статье
Автоматическая проверка
Если Word никак не реагирует на заведомо неправильно написанный текст, возможно в нём не включено средство автоматической проверки. Исправить это можно следующим образом:
- Нажать кнопку Office или команду «Файл» (в Windows 7);
- Выбрать «Параметры Word»;
- Слева в меню выбрать пункт «Правописание»;
- Поставить галочку «Автоматически проверять орфографию»;
- Снять все галочки в группе «Исключения» -> ОК;
Проверка по умолчанию
При наборе текста, слова, которые не занесены в словарь Ворда, будут подчёркиваться. Чтобы добавить правильно набранное слово в словарь или просто избавиться от подчёркивания, потребуется:
- Выделить нужный фрагмент текста;
- Выбрать в меню «Рецензирование» -> «Правописание» (в Word 2007 и выше), или «Сервис» -> «Правописание» (в Word 2003 и ниже).
В открывшемся диалоговом окне будут отображаться неправильно написанные (по мнению редактора) слова, которые можно:
- Исправить — если действительно присутствует ошибка;
- Добавить в словарь — если слово написано верно и желательно, чтобы Ворд его в дальнейшем не подчёркивал;
- Пропустить — если ошибки нет, но в словарь добавлять слово не стоит.
Установка средств проверки орфографии
Если при попытке проверки орфографии выдаётся сообщение «Проверка правописания завершена» или «Средства проверки орфографии для языка (который задан по умолчанию) не установлены», исправляется это следующим образом:
- «Пуск» -> «Панель управления» -> «Установка и удаление программ» (в Windows XP), либо «Программы» -> «Удалить программу» (в Windows 7 и выше);
- Найти в списке Microsoft Word и выбрать «Изменить»;
- В открывшемся окне выбрать «Добавить или удалить компоненты» -> «Продолжить»;
- Открыть «Общие средства Office» -> раскрыть список «Средства проверки орфографии» -> выбрать «Запускать все с моего компьютера».
Проверка для выбранного языка
Иногда причиной того, что Ворд не проверяет орфографию, может быть установка флажка с данным требованием. Чтобы отменить эту настройку, нужно:
- Щёлкнуть в меню «Рецензирование»;
- В группе «Правописание» найти «Выбрать язык»;
- Кликнуть по нужному языку;
- Снять флажок «Не проверять правописание».
Проверку правописания в Office 2010 можно использовать не только по окончании работы над документом, письмом или презентацией, но и в процессе их создания. Область применения проверки правописания намного шире, чем элементарное исправление ошибок в тексте. В этой статье я расскажу, как:
Правописание — больше, чем орфография, и не только в Word
Вы, конечно, замечали, что программы Microsoft Office подчеркивают некоторые слова волнистыми линиями. Это происходит потому, что в них включена автоматическая проверка орфографии и грамматики.
Рисунок 1 - Красным подчеркиваются орфографические ошибки, а зеленым - грамматические
Есть еще и синие волнистые линии - они указывают на несоответствие слова контексту. Придумать сходу пример для русского языка я не смог, но you will sea what I mean, вставив эту английскую фразу, например, в Word 2010. Исправить ошибки сразу или оставить напоследок, решать вам (можно и вовсе отключить подчеркивание, если оно отвлекает). В параметрах Word 2010 раздел «Правописание» — один из шести основных, что свидетельствует о большом значении грамотного письма в начале XXI века (по крайней мере, с точки зрения Microsoft).
Рисунок 2 - Параметры правописания Microsoft Office и Word 2010
Настройки правописания программ Office 2010 можно условно разделить на три части:
- параметры автоматической замены текста
- настройки проверки орфографии, которые являются общими для всех приложениях Microsoft Office
- настройки проверки правописания для программы, в которой вы работаете
Каждое приложение Office 2010 имеет свой набор возможностей автоматического исправления текста, и наиболее полный из них, конечно, в Word 2010.
В зависимости от языковой версии Microsoft Office в настройках проверки орфографии могут встречаться параметры, специфические для данного языка.
В русской версии Office 2010 отдельного параметра удостоилась буква «ё» — разработчики Microsoft Office считают, что большинство пользователей согласны и на 32 буквы в русском алфавите (флажок снят по умолчанию).
Еще больше отличий обнаружится в настройках проверки правописания, поскольку каждый язык обладает собственными грамматическими и стилистическими правилами. Поскольку Word и Outlook в наибольшей степени используются для написания текстов, правописанию в них уделяется повышенное внимание по сравнению с другими приложениях Office 2010.
Я расскажу вам о возможностях, которые помогают мне работать в Office 2010 быстрее и эффективнее. Начну с тех, что я настраиваю до работы с текстом.
Параметры автоматической замены
Если вы начнете новую строку с цифры, Word или Outlook 2010 предложат вам начать нумерованный список - это автоматическая замена в действии, не сопротивляйтесь. Она также помогает исправлять распространенные опечатки, например, «оданко» на «однако». Наряду с настроенными возможностями я использую собственные параметры, чтобы экономить время при наборе текста.
В компьютерных статьях часто встречаются слова, написанные латиницей - названия программных продуктов и компаний. Если в статье двадцать упоминаний «Word 2010», каждый раз приходится дважды переключать раскладку клавиатуры - всего-то 40 раз! Куда проще перед началом работы настроить автоматическую замену сокращений на часто используемые слова.
Рисунок 3 - Автоматическая замена часто употребляемых слов экономит время
Несколько примеров:
- ворд - Word 2010
- мо - Microsoft Office
- в7 - Windows 7
- пкм - правой кнопкой мыши
Остальное подскажут вам тематика материала и ваша фантазия. В Word 2010 не забудьте заглянуть на вкладку «Автозамена математическими символами», если они встречаются в ваших статьях. Список слов для всех приложений Office одинаковый, но у каждого языка отдельный словарь, что удобно — можно использовать те же сокращения в Outlook 2010.
От автоматической замены слова можно отказаться, не заходя в настройки. Достаточно навести курсор мыши на замененное слово, а остальное подскажет интуиция.
Рисунок 4 - Отключить автоматическую замену можно для конкретного случая или для всех
Для ускорения ввода текста я иногда использую сокращения, например, в примечаниях к документам Word 2010. Если сокращение обозначено точкой, по умолчанию программа считает это окончанием предложения и начинает следующее с заглавной буквы, что не соответствует моей цели.
Решить эту проблему можно двумя способами. Кардинально - это снять флажок «Делать первые буквы предложений прописными» (рис. 3). Если же подходить к вопросу избирательно, можно настроить часто используемые сокращения, нажав кнопку «Исключения». В списке уже имеются, например, такие распространенные сокращения, как «рис.» и «см.», и вы всегда добавить свои.
Рисунок 5 - Сокращение добавляется в список
Автоматическая замена тесно связана со словарным запасом Office 2010. Его можно расширить, и об этом я расскажу дальше.
Вспомогательные словари
Проверка орфографии основаны на словаре, с записями которого сравниваются слова в тексте. Если слово не входит в словарь, оно считается написанным с ошибкой. Нередко приходится использовать в статьях слова, которые не являются общеупотребительными, но понятны целевой аудитории и допустимы, например, твик реестра .
Рисунок 6 - Добавление слова в собственный словарь
Проще всего расширить словарный запас программы во время проверки правописания. В этом случае достаточно лишь нажать кнопку «Добавить», и приложения Office 2010 забудут о своих претензиях. Добавляя слово во вспомогательный словарь, программа не отвлекает вас вопросами. По умолчанию у нее есть многоязычный словарь custom.dic , туда и попадают все добавленные слова. Благодаря подчеркиванию ошибок, это же действие удобно выполнять еще из контекстного меню.
Обратите внимание, что в этом же диалоге (рис. 6) можно включить автоматическую замену слова на одно из предлагаемых программой, что помогает бороться со своими опечатками. Их тоже можно добавлять в список автоматического исправления из контекстного меню слова.
В начале или по ходу работы над документом можно добавлять в словарь сразу по несколько слов, либо удалять ненужные, что бывает намного реже. Сделать это можно из параметров правописания любого приложения Office 2010 (в Word 2010 - см. рис. 2, кнопка «Вспомогательные словари»).
Рисунок 7 - Возможности вспомогательных словарей Word 2010
Наряду со словарями в программах Microsoft Office вы можете использовать и тезаурус, который поможет разнообразить письмо.
Тезаурус
Слово «тезаурус» у меня стойко ассоциируется с динозавром, и эта возможность, действительно, прописалась в Microsoft Office с незапамятных времен. Степень ее необходимости для автора зависит от уровня владения языком. Тезаурус подскажет вам слова близкие или противоположные по смыслу. Если в голову не приходит альтернатива слову, использующемуся в предложении, загляните в список синонимов. Достаточно выделить слово и в контекстном меню выбрать пункт «Синонимы».
Рисунок 8 - В контекстном меню выделенного слова можно посмотреть список синонимов и открыть тезаурус
Выбрав синоним из списка, вы замените выделенное слово. Обратите внимание, что рядом со словом указывается его стилистическая характеристика, что помогает выбрать наиболее подходящий по контексту вариант.
Например, когда вы используете строгий набор правил проверки правописания, разговорные слова будут подчеркиваться волнистой линией, поэтому характеристика поможет избежать замены шила на мыло. Открыв тезаурус, вы увидите другие синонимы и антонимы. Здесь уже можно переходить от слова к слову, щелкая по ним, и возможность вставки в текст тоже имеется.
Я использую тезаурус при проверке правописания и вычитке текста. Иногда только при чтении вслух замечаешь, что в предложении одно слово используется несколько раз или плохо звучит. В этом случае тезаурус поможет подобрать замену.
Обладая хорошим словарным запасом, вы можете скептически относиться к возможностям тезауруса. Однако ваше мнение вполне может измениться в лучшую сторону, если вам доведется написать текст на иностранном языке.
Теперь можно поговорить непосредственно о проверке правописания документов и писем. Я не сомневаюсь, что вы не раз запускали ее клавишей
Изменение и создание наборов правил для проверки правописания
Помимо орфографии, в Word и Outlook проверяется грамматика, к которой в Office 2010 относятся, например, пунктуация и стиль.
Выбор набора правил
Н мой взгляд, очень интересной является возможность задать набор правил. В Word 2010 предлагается три встроенных набора правил и три пользовательских.
Рисунок 9 - В разделе «Правописание» параметров Word 2010 можно выбрать набор правил и настроить его
Чтобы увидеть разницу между тремя встроенными наборами, перейдите к настройкам любого из них. Набор строгих правил проверяет все параметры грамматики и стиля, а также предъявляет довольно жесткие требования к родительным падежам и согласованием со словом «который».
В правила для деловой переписки входят все параметры грамматики и большинство параметров стиля. Меньше всего претензий у Word 2010 будет возникать, если вы используете правила для личной переписки.
Создание своего набора правил
В отличие от деловой переписки, которая кажется подходящей для проверки технических статей, я не считаю в них допустимыми разговорные слова и выражения. Еще одним нежелательным атрибутом компьютерных статей я считаю слишком сложные предложения. В списке нет набора «Статьи ИТ-тематики для OSZone.net», но я для себя такой создал.
Рисунок 10 - Собственный набор правил для проверки статей, публикуемых на OSZone .net
И тут же выяснилось, что в бета-версии не запоминаются пользовательские наборы правил!
К сожалению, возможность сохранять свои правила не исправили ни в финальном выпуске, ни в SP1, хотя я лично сообщал о баге продуктовой группе как минимум дважды.
Грамотность письма важна, наверное, во всех языках кроме «албанского», но следование всем правилам вовсе не гарантирует того, что текст будет легко восприниматься читателями. Оценить это можно с помощью статистики удобочитаемости.
Статистика удобочитаемости
При написании статьи всегда нужно учитывать целевую аудиторию. Даже если технически несложный материал описать сложным языком, доля не осиливших его читателей будет выше. Например, в аудитории портала OSZone.net немало школьников, которые не доросли еще до старших классов. Но, скажем, материал о создании презентации в PowerPoint им вполне может понадобиться. Поэтому надо прилагать усилия к тому, чтобы писать статьи понятным языком.
Оценить ваши труды помогут статистические данные, собираемые программами о вашем тексте. Они будет выводиться после проверки правописания, если поставить флажок «Статистика удобочитаемости» в параметрах правописания Word 2010 (рис. 2) и/или Outlook.
Помимо сведений о количество слов и символов, в статистику входят показатели легкости чтения.
Рисунок 11 - Исходя из показателей легкости чтения, эта статья должна быть понятна девятикласснику
В основе выводов о легкости чтения и уровне образования, требуемого для понимания материала, лежат тесты , которые создали Rudolf Flesch и J. Peter Kincaid. Конечно, эти формулы разрабатывались для английского языка, да и уровень образования ориентирован на США, но это нисколько не мешает оценить текст.
Уровень образования можно рассматривать как количество лет обучения (в школе, университете, и т.д.), достаточное для понимания материала. Значение 9.0 для этой статьи означает, что нужно отучиться девять лет, чтобы понять ее без затруднений.
Можно сделать поправку на уровень школьного образования в России и странах ближнего зарубежья в зависимости от ваших знаний в этой области или степени патриотизма. В любом случае, как я и рассчитывал, для понимания этой статьи достаточно иметь школьное образование.
Легкость чтения рассчитывается по другой формуле. Чем выше итоговое значение, тем легче воспринимается текст. Все, что выше 90, должно легко читаться 11-летним ребенком. Тексты с легкостью чтения в диапазоне 60 - 70 без проблем воспримет подросток 13 - 15 лет. Если же значения опускаются ниже 30, то в статье не разберешься без университетского диплома (или без бутылки).
В государственных организациях США требование к минимальному значению легкости чтения устанавливается для многих документов и форм, выдаваемых гражданам для заполнения.
Результатом такого подхода, очевидно, является общая экономия времени, поэтому не только Microsoft включает статистику удобочитаемости в свои программы - такая же возможность есть и в Google Docs, например.
Впрочем, не стоит зацикливаться на статистике. Если в документе все предложения состоят из двух-трех слов, цифры покажут, что достаточно закончить детский сад, чтобы легко прочесть его. Но вряд ли такое творчество высоко оценят те, для кого вы на самом деле пишите свою статью.
Заключение
При всем разнообразии параметров проверки правописания, не нужно забывать о том, что программными способами невозможно охватить все языковые тонкости. Например, при проверке пунктуации программа может предложить лишнюю запятую или не заметить явного отсутствия таковой. Контекстная проверка орфографии тоже не может поймать все возможные ошибки. Внимательное прочтение текста поможет выявить ошибки в пунктуации или языковые несуразицы. Если есть сомнения, руководствуйтесь здравым смыслом и справочниками по русскому языку.
В этой статье я рассказал о том, как с помощью проверки правописания Office 2010 повысить эффективность своей работы, улучшить стиль текста в соответствии с его назначением, разнообразить письмо, а также оценить легкость его восприятия. Пишите грамотно!